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El mejor organizador de tareas (to-do list)

Por Albert Olaya 02 diciembre, 2017

El objetivo de esta comparativa es encontrar el mejor organizador de tareas (to-do list). Después de investigar durante más de 22 horas, descartar más de 20 aplicaciones y comparar las 6 más completas, mi elección es Workflowy.

Workflowy funciona tanto para iOS (iPhone, iPad y Mac) como para Android y también tiene una versión web. ¿Su mejor característica? Es minimalista, tanto en diseño como en funcionalidad.

Actualización: 19-01-2017. En la versión anterior no había especificado que Workflowy sólo permite añadir 100 tareas por mes en su versión gratuita. No obstante, por cada persona que se registre gracias a ti, la aplicación te regala 100 tareas más permanentemente (lo cuento abajo).

Workflowy, el mejor gestor de tareas

Cumple a la perfección su objetivo: crear listas de tareas. Uno de sus puntos fuertes es que la versión gratuita es muy completa. Aunque de inicio sólo puedes crear 100 tareas al mes, la aplicación te regala 100 más por cada usuario nuevo que logres registrar.

Mi elección
› Esta App se ha desarrollado tanto para iPhone como para iPad. También ofrece la app para Apple Watch.

Todoist, la opción para profesionales

Cumple a la perfección su objetivo: crear listas de tareas. Uno de sus puntos fuertes es que la versión gratuita es muy completa. Aunque de inicio sólo puedes crear 100 tareas al mes, la aplicación te regala 100 más por cada usuario nuevo que logres registrar.

Para los profesionales
› Esta App se ha desarrollado tanto para iPhone como para iPad. También ofrece la app para Apple Watch.
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Qué he valorado antes de empezar

Hay centenares de aplicaciones para crear listas. Según mi opinión, pocas son verdaderos gestores de tareas (to-do list). Para hacer una primera criba de los que valen la pena leí x artículos de webs especializadas y x valoraciones de los usuarios.

De toda esta información extraje una serie de características que todo administrador de tareas debería tener. Son las siguientes:

  • Simplicidad. Un organizador de tareas es una aplicación para crear y completar listas de tareas, nada más. Por este motivo he descartado gestores de proyectos o administradores de correos entrantes: todos ellos pueden listar objetivos pero no es su función principal.
  • Diseño claro. He tenido en cuenta que sean aplicaciones simples e intuitivas. Uno de sus objetivos debe ser mejorar nuestra productividad: no deben entretener o ser complicadas.
  • Multiplataforma. Todos los gestores que he comparado tienen dos versiones mínimo: móvil y web. La mayoría también cuentan con la versión tablet, la aplicación de escritorio o el plugin de navegador. Además, están disponibles tanto en Android como en iOS.
  • Sincronización. Obviamente, todo organizador de tareas que no se sincroniza entre los diferentes dispositivos también lo he descartado.
  • Importar y exportar. Es una característica que he tenido en cuenta. Que puedas exportar tu historial de tareas me parece importante de cara al futuro, a veces hay administradores de tareas que dejan de actualizarse1 y deberías poder migrar tus listas a otra aplicación de forma fácil.
  • Notificaciones. Para mi no es algo indispensable, pero es una característica que los usuarios suelen valorar bastante.
  • Versión gratuita acceptable. Para terminar, he tenido en cuenta las prestaciones que ofrece cada organizador de tareas sin pagar. La mayoría de ellos tienen una versión premium mejor y he intentado que la versión gratuita no fuese demasiado limitada.

Qué organizador de tareas he comparado

He seleccionado los siguientes organizadores de tareas para probarlos y compararlos: Any.do, Microsoft To-Do, Tick-Tick, Todoist, Toodledo y Workflowy.

Por otro lado, he descartado: 2Do, Activeinbox, Asana, Azha, Clear, Focuslist, Gneo, Google Keep, Habitica, Nine, Omnifocus, Plan, Proud, Remember the Milk, Shyft, Take Action, Things, Trello, Todo (Appigo), WeDo y Wunderlist.

La mayoría de las aplicaciones descartadas son buenos organizadores de tareas pero o están disponibles sólo en un sistema operativo o no cumplen con la mayoría de características básicas que he listado en el apartado anterior. Algunas de ellos, ambas cosas.

Cómo los he comparado

Lo primero que hice fue abrir una cuenta de los 6 organizadores de tareas seleccionados a través de sus páginas web. Luego me descargué las aplicaciones, tanto las versiones de escritorio como las de móvil (uso un Macbook Air del 2015 y tengo un iPhone SE de 32 de GB). Si no había una para Mac, me guardé la versión web en la barra de favoritos del Safari.

Para hacer las pruebas, programé las tareas que tenía que hacer durante dos semanas en cada aplicación. Durante la primera evité las versiones premium para ver qué ofrece cada aplicación de forma gratuita. También descarté consultar cualquier tipo de instrucciones o tutorial para comprobar si son organizadores intuitivos.

Valoré cuanto tardaba en controlarlas y puntué bien todas aquellas aplicaciones que son claras y permiten crear tareas de forma ágil y fácil. También comprobé si podía crear etiquetas o categorías: una prestación básica para ordenar mejor las tareas en proyectos, días o áreas de trabajo.

Usé todas las versiones que ofrecía cada programa, sobretodo la versión móvil. Apunté todos los errores o las limitaciones que vi. Por último, analicé qué ofrecían las versiones premium de los 6 organizadores de tareas para comprobar si valía la pena hacer un upgrade de alguno de los gestores.

Workflowy, mi elección

Creo que Workflowy es la mejor opción para los amantes de las listas. Básicamente por un motivo: es una hoja en blanco, literalmente. Eso lo convierte, de largo, en el organizador de tareas con más posibilidades.

Aquí puedes jugar con la versión de prueba.

Como empezar a crear una lista en Workflowy. Gif: minfid.com

Gracias a este entorno, y a diferencia de los otro softwares, con Workflowy tú decides qué estructura debe tener tu lista y para qué la vas a utilizar. Este es un factor clave ya que no es lo mismo (o no debería serlo) un organizador de tareas domésticas que otro para tus proyectos profesionales.

Esta libertad funcional le permite a la aplicación ofrecer prestaciones únicas. Por ejemplo, con Workflowy puedes copiar y pegar listas de otros programas. Para mi, esa es la mejor función de este gestor ya que el formato se adapta sin problemas: es una maravilla.

Copiar una lista en Workflowy desde un bloc de notas. Gif: minfid.com

Tampoco tiene calendarios ni opciones para escoger la hora que deberías hacer la tarea. El usuario debe crear estas opciones (si las necesita). ¿Cómo? En mi caso, por ejemplo, uso las etiquetas para tener las tareas ordenadas por las fechas límite. Se crean mediante almohadillas (#), como en la mayoría de redes sociales.

En caso que quieras crear usuarios, se puede hacer del mismo modo con el arroba (@): es una función interesante para clasificar las tareas en proyectos, ámbitos, etc.

Cómo usar las etiquetas en Workflowy. Gif: minfid.com

Existen directorios donde la gente sube sus propias plantillas de Workflowy. Son una buena opción para quien quiera ahorrarse tiempo y energía en pensar la suya. Este es un buen ejemplo.

Workflowy tiene buenos embajadores. Farhad Manjoo, columnista tecnológica del New York Times, ya ha mostrado su apoyo a la aplicación en varias ocasiones. Steart Butterfield, fundador de Slack, también.

Nada es perfecto

Workflowy no ofrece notificaciones. Debería haber una opción para programar recordatorios para aquellas tareas urgentes o importantes. Personalmente, no es algo que me moleste ya que utilizo poco (o nada) las notificaciones del móvil.

No obstante, para todos aquellos que las utilizan a menudo en otras aplicaciones y creen que es una característica clave, deberían usar otros organizadores de tareas. La mayoría de los que he analizado tienen notificaciones (aunque sea en la versión premium). Todoist, Any.do y Tick Tick son buenos ejemplos.

Por otro lado, la versión gratuita de Workflowy sólo permite crear 100 tareas al mes. Para tener espacio ilimitado se debe usar la versión ‘premium’. Aunque los precios son mas que razonables, entiendo que no todo el mundo está dispuesto a pagar periódicamente por un servicio así.

La buena noticia es que hay una alternativa gratuita: por cada amigo que se una a Workflowy gracias a ti, la aplicación os regala 100 tareas más a cada uno. Aquí puedes ver mi código.

Todoist, para los profesionales

Todoist es el administrador de tareas más completo, si usas la versión premium.

Te deja exportar de Wunderlist

Molesta sólo 7 días

Any.do y Tick Tick, las alternativas

Informacion adicional

Fuentes consultadas

Notas al pie

1. Wunderlist es un gestor de tareas, lo adquirió Microsoft en 201* y el pasado mes de * la empresa dijo que ya no actualizaría el programa. Seguir leyendo.

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Actualizaciones y novedades:

QuitNow! ayuda a dejar de fumar, sólo eso, actualizado: 26-02-2018

El mejor gestor de tareas (to-do list): 27-02-2018

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